Office Manager

Обов'язки:

• Забезпечення офісу та виробничих площ — забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.

• Контроль чистоти та порядку — організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.

• Замовлення продовольчих товарів — контроль та замовлення продовольчих товарів.

• Замовлення необхідних товарів — контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.

• Організація інших замовлень — інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).

• Організація робочих місць — організація та переміщення робочих місць для персоналу.

• Пошук та підбір підрядників — пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).

• Робота в 1С — створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.

• Ведення операційних процесів — ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.

• Підготовка звітності — підготовка звітності з витрат.

• Робота з кореспонденцією — відправлення / отримання кореспонденції.

Вимоги до кандидата:

• Розвинені комунікаційні навички — вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.

• Проактивність та активна позиція — готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями.

• Організованість та уважність до деталей — здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.

• Вміння працювати в режимі багатозадачності — здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.

• Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач — не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.

• Бажання навчатися та розвиватися — готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.

• Впевнене користування цифровими інструментами — Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.

• Навички роботи з Excel / Google Sheets — на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.

• Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим — важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.

• Аналітичний підхід — вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.

• Стресостійкість та відповідальність — здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

Буде перевагою:

• досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції;

• досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками;

• досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності;

• досвід роботи з ERP-системами.

Пропонуємо:

• Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем;

• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента;

• Заняття англійською;

• Медичне страхування;

• Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);

• Різносторонні проєкти та професійне зростання;

• Драйвову команду;

• Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;